Social Media Verantwortung und Social Media Guidelines

Folge 3:

Aktuelle Ergebnisse der Studie„B2B und Social Media – immer noch taktisches Geplänkel oder endlich Strategie?“

Mit jeder Chance kommen auch Verantwortungen und Pflichten. So ist es auch beim Umgang mit Social Media in Unternehmen. Wie die aktuelle Studie des Ersten Arbeitskreises Social Media in der B2B-Kommunikation zeigt, nutzen 87 Prozent der befragten B2B Unternehmen Social Media. Wie mit Social Media im Unternehmen umgegangen wird, ist aber ganz unterschiedlich. Interessantes Ergebnis unserer Studie im Zusammenhang mit Social Media Verantwortung:

In 47 Prozent der Fälle geben Unternehmen an, dass Ihre Mitarbeiter im Sinne der Social Media Guidelines auf Social Media aktiv werden dürfen.

In 9,3 Prozent ist es gar nicht gewünscht, dass die Mitarbeiter als Unternehmensvertreter auf Social Media aktiv sind. Bei der Mehrzahl der befragten Unternehmen, also bei über 52 Prozent werden alle aktiven Postings von ausgewählten Administratoren ausgeführt.
Wer auch immer der Autor von Social Media Beiträgen ist, ist gut beraten sich mit der Frage der Social Media Verantwortung zu befassen.

Wir haben für Sie die nachstehende Checkliste erstellt, die die zentralen Tipps für Sie bereithält:

6 Tipps zum Umgang mit Social Media Verantwortung

1. Legen Sie eine Social Media Strategie fest.
   Eine gut durchdachte Social Media Strategie stellt die Grundlage für alle Social Media Aktivitäten dar und hilft Prioritäten und Zeitpläne festzulegen, Inhalte zu generieren und festzulegen, welche Ziele erreicht werden sollen. Nur mit einer konkreten Beschreibung Ihrer Strategie können Sie als Verantwortlicher eine vorausschauende Ressourcenplanung vorzunehmen und eine stringente Kommunikation über Social Media zu garantieren.
2. Regeln Sie die Verantwortungen.
   Egal, ob Sie sich für einen Social Media Manager oder ein ganzes Social Media Team entscheiden, machen Sie klar, wer für was verantwortlich ist und wem Sie Rechenschaft schuldig sind. Die Zeiten, in denen Praktikanten für Social Media zuständig waren, sind vorbei, denn mit jeder Verantwortung kommen auch Herausforderungen. Dazu zählen unter anderem datenschutzrechtliche Fragen. Selbstverständlich ist es in vielen Fällen erwünscht, dass auch Mitarbeiter als Unternehmensvertreter in Social Media auftreten, dies muss allerdings klar geklärt werden. Unternehmen müssen sich entscheiden ob die Mitarbeiter in der Arbeitszeit Social Media nutzen dürfen und wie. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage inwiefern Unternehmen erwarten können, dass ihre Mitarbeiter auf Social Media aktiv werden. In der Regel dürfen Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie aktiv werden oder nicht. Dies gilt natürlich nicht für Mitarbeiter, deren Jobbeschreibung Social Media Aktivitäten explizit vorsehen. Hier helfen also klar definierte Stellenausschreibungen. Auch in Sachen Wettbewerbsrecht ist klar festzuhalten in welcher Form Mitarbeiter Produkte oder Dienstleistungen bewerben dürfen, um nicht gegen Vorschriften bezüglich Laienwerbung zu verstoßen. Auch die private Nutzung von Social Media muss geregelt werden. Bedenken Sie, regelmäßige Duldung kann zur betrieblichen Übung werden und rechtlich also als erlaubt gelten.
3. Schaffen Sie Schnittstellen
   Social Media Content vermittelt im Idealfall interessante Informationen rund um Ihr Unternehmen. Damit diese Inhalte generiert werden können, ist es wichtig, dass Sie als Verantwortlicher für Social Media Einblick in das Geschehen im Unternehmen erhalten und so Ideen und Inspiration finden. Es ist also wichtig, dass die Social Media Abteilung mit anderen Abteilungen in Verbindung steht. Schnittstellen sollten darüber hinaus zur PR- und Marketingabteilung geschaffen werden, um die Aktivitäten zu koordinieren. Aber auch zum Management, zur Rechtsabteilung und zur IT benötigen Sie Kontakte, damit Ihre Aktivitäten in das Unternehmensprofil passen, und Sie sowohl rechtliche als auch technische Regelungen einhalten können.
4. Legen Sie Wert auf einen Kommunikationsplan. Ihr Kommunikationsplan sichert, dass Sie – wie im vorherigen Punkt genannt – sowohl Inhalte aus verschiedenen Unternehmensbereichen kommunizieren als auch Aktivitäten aufeinander abstimmen können. Darüber hinaus profitieren Sie davon, dass neues Personal schnell eingeführt werden kann, keine Probleme bei Ausfall einer verantwortlichen Person auftreten und, dass konsequent und kommuniziert wird. Der Plan sollte aber trotzdem auch aktuellen Nachrichten und spontanen Posts Raum geben.
5. Führen Sie Social Media Monitoring durch um zu überprüfen, ob die Aktivitäten der Verantwortlichen auch Erfolge zeigen und stellen Sie so auch sicher, dass Sie negative Trends im Vorhinein erkennen können. Nur so können Sie überprüft werden, ob die Ziele erreicht werden können und ob es unter Umständen negative Reaktionen gibt, auf die eingegangen werden muss.
6. Das wichtigste: Setzen Sie Social Media Guidelines fest.

Social Media Guidelines

Social Media Guidelines helfen bei den bereits genannten Regeln und stellen sicher, dass sich die Mitarbeiter sicher im Umgang mit Social Media fühlen. Unter Umständen können sogar Schulungen angebracht sein. Der Leitfaden zu Social Media Guidelines der Bitkom informiert darüber welche Punkte in einer Social Media Guideline geklärt werden sollten. Dazu zählt untere anderem festzulegen welche Regeln für private und betriebliche Nutzung von Social Media gelten, den Mitarbeiter für seine Eigenverantwortung und für rechtliche Vorschriften zu sensibilisieren. Darüber sollte darüber informiert werden wie sich die Mitarbeiter im Netz transparent als Vertreter eines Unternehmens darstellen, wann eine Aussage die Grenze der Meinungsfreiheit überschreitet, welche Regeln der Netiquette eingehalten werden sollten und wie mit negativen Kommentaren umgegangen werden soll.
Bei Social Media Guidelines ist zu beachten, dass es sich generell lediglich um eine Hilfestellung für Mitarbeiter handelt und keine betriebliche Vorschrift. Dies muss darüber hinaus geregelt werden. Außerdem sollten Fälle wie das Nutzen von privaten Geräten (Bring Your Own Device) ebenfalls separat geregelt werden. Wichtig ist vor allem, dass diese Guidelines auch klar und verständlich kommuniziert werden und zur Kommunikation anregen.

Was ist Ihre Meinung zu Social Media Verantwortung? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen.

Von Jacqueline Althaller