Na klar, Corona hat uns alle im Griff. Im Moment finden Veranstaltungen online statt, wenn überhaupt. Zwar ist das hoffentlich nur noch eine Weile so, virtuelle Veranstaltungen werden aber auch in Zukunft verstärkt zu unserem Arbeitsalltag gehören. Zeit also, dass wir lernen, wie wir selbst gute Online-Veranstaltungen durchführen.
Digital präsentieren können wir jetzt. Was aber, wenn wir ganze Events oder mehrtägige Konferenzen online abhalten wollen?
Virtuelle Events müssen keine langweilige, abgespeckte Alternative zu Live-Events sein – im Gegenteil: in vielen Situationen bieten sie gegenüber Live-Events sogar deutliche Vorteile (mal abgesehen davon, dass wir keinem u.U. gefährlichen Virus ausgesetzt werden, erreichen wir eine potenziell deutlich größere Zielgruppe, haben weniger Set-Up-Kosten, sind umweltfreundlich unterwegs und können die Inhalte im auch On Demand zur Verfügung stellen). Die Frage ist jetzt: Wie machen wir aus einem Online-Event ein Erlebnis, das der Live-Erfahrung möglichst nahe kommt?
Vieles, was auch auf Webinare zutrifft, gilt auch für virtuelle Events: Auflockerungen in Präsentation und Vortrag, Teilnehmer einbinden, auf Audio und Video achten etc. Für Events gibt es aber noch weitere Möglichkeiten.
Das richtige Format:
Spannende Key-Notes und Live-Streams sind selbstverständlich. Aber was noch? Geben Sie Ihren Teilnehmern Möglichkeiten für Rückfragen über die Chatfunktion oder über eine eigene Event-App. Live-Umfragen, Q&A Sessions oder Live-Abstimmungen binden Teilnehmer auch über die Ferne ein und lassen Sie aktiv werden.
Was halten Sie zwischendurch von virtuellen Führungen durch die ursprüngliche Event-Location oder in einen imaginären Pausenraum? Push-Benachrichtigungen in genannter App können der Veranstaltung einen Rahmen geben: „Danke für Euren Support bei der Key-Note. Jetzt schnell ab in den virtuellen Pausenraum, in 15 Minuten geht es mit unseren Live-Streams weiter!“
Das „Drumherum“ wird zur Experience
Denken Sie auch über den Bildschirmrand hinaus: Neben den eigentlichen Inhalten, was können Sie Ihren Teilnehmern vor dem Event, nach dem Event und während des Events bieten? Natürlich sind Ihre Teilnehmer bei virtuellen Events nicht u.U. durch ganz Deutschland gereist, eine umfassende Experience rund um das Event wird trotzdem geschätzt.
Hier lohnt sich ein Gamification-Ansatz. Quizzes, Zertifikate und Gamification helfen, Teilnehmer zu motivieren. Das fängt morgens mit einem Gewinnspiel an: Vergeben Sie z.B. für jeden Tag des Events einen Dresscode. Ihr Publikum fotografiert sich jeden morgen im jeweiligen Outfit und die anderen stimmen ab, wer es am Besten macht. Am Ende jeden Tages wird der Gewinner verkündet. Teilnehmer lernen sich so besser kennen und ein Eisbrecher fürs spätere Networking kommt inklusive. Teilnehmer engagieren sich und können sich direkt via App oder in sozialen Medien vernetzen.
Automatisch haben Sie so einen weiteren zentralen Aspekt von Live-Events online abgedeckt: Das Networking. Wie bei Webinaren helfen dafür direkte Ansprechpartner und der Aufbau von themenspezifischen Communities auf Social Media, die Sie in Ihren Live-Streams direkt bewerben können. Auch eine App kann Sie dabei wieder unterstützen: Jeder Teilnehmer kann selbst entscheiden, welche Daten er dort von sich preisgibt und wie er auftritt – und so gleichzeitig, inwieweit er sich mit anderen austauschen und vernetzen will.
Virtuelle Events sind also nicht nur aufgrund der Pandemie von Vorteil – mit den richtigen Tricks werden auch diese zur Erfahrung und kommen sowohl Geldbeutel wie Umwelt zugute.
Haben Sie schon virtuelle Events ausgerichtet? Wie sind Ihre Erfahrungen? Haben Sie Best Practices?
Virtuelle Events bieten neben den zahlreichen Herausforderungen vor allem eines: eine große Chance. Ich finde vor allem das Wort „Experience“ in diesem Kontext sehr wichtig, da es nicht nur impliziert, dass das virtuelle Event der Live-Erfahrung nahekommt, sondern ein Medium ist, das vielfältige Möglichkeiten und auch Verbesserungen mit sich bringt. So kann Networking zum Beispiel durch die genannte Gamification vereinfacht werden und Teilnehmer*innen, die auf Grund von monetären oder geographischen Gründen an einem Live-Event nicht teilnehmen könnten, bekommen plötzlich die Chance zu partizipieren.
Für mich persönlich hat sich das Format erst vor kurzem als sehr nützlich erwiesen, da ich trotz Corona am diesjährigen PR Report Camp virtuell teilnehmen kann. Neben wertvollen fachlichen Eindrücken schafft es das Format auch eine Nähe zu einzelnen Personen aus Unternehmen und Agenturen aufzubauen, die sonst wohl nicht möglich gewesen wäre.
Das PR Report Camp ist ein gutes Beispiel – aber natürlich mit großem Aufwand verbunden. Wichtig ist es bei virtuellen Events, die Audience einzubinden; zum Beispiel mit dem Aufruf an alle, ihre Kameras während und nach den Sessions anzuschalten. Man fühlt sich dann nicht als “Ghost” bei solchen Veranstaltungen, sondern ist automatisch viel motivierter, auch seinen Beitrag zu leisten.
Das mal nur als weiterer Impuls am Rande 🙂
Ich denke auch, dass online basierte Veranstaltungen eine neue Chance für uns bieten. Virtuelle Veranstaltungen bringen zugleich neue Herausforderung mit sich, aber diese entstandenen Aufgaben sind nicht unüberwindbar. Hier sind besonders die Organisatoren wichtig, weil sie die gesamte Durchführung der Veranstaltung beeinflussen können. Welche neuartige Zusammensetzung der beteiligten Personen ist in etwa bei jenen wie den oben genannten Veranstaltungen zu bedenken? Nicht nur sind zusätzliche technische Kompetenzen von Nöten, wir müssen auch die damit verbundenen rechtlichen Standards in die Planung mit einbeziehen. Auf welche Sicherheitslücken muss ich zum Beispiel achten, welche Anbieter stehen mir zur Verfügung, oder welche neuen Herausforderungen stellen sich in der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern?
Online Events werden sicherlich zumindest teilweise auch nach Corona bleiben. Die genannten Vorschläge sind super, um ihnen den „langweiligen“ Charakter nehmen zu können. Zusätzlich könnten im Vorfeld Goodie Bags an die Teilnehmer versendet werden, die dann bei der Veranstaltung mit eingebunden werden. Natürlich kommt es dabei sehr auf die Größe des Events an, damit die Aktion umsetzbar bleibt.
Insbesondere den Aspekt, dass mit Online Veranstaltungen ein Teil zum Klimaschutz beigetragen werden kann, finde ich sehr gut.
Hoffen wir auf einen guten Mix aus Events, die sich online genauso vielseitig umsetzen lassen wie real, aber natürlich auch wieder auf Live Events, bei denen man spannende Kontakte knüpfen kann.
Ich bin ebenfalls der festen Überzeugung, dass uns virtuelle Events auch nach Corona weiter begleiten werden. Trotz der zahlreichen Herausforderungen wie beispielsweise der technischen Umsetzung, der Teilnehmereinbindung und der Schwierigkeit eine mit einer Präsenzveranstaltung vergleichbare Atmosphäre zu schaffen, bieten virtuelle Events meiner Ansicht nach vor allem Chancen. Sie ermöglichen es deutlich größere Zielgruppen zu erreichen und können dadurch auch einen tollen Rahmen für internationales Networking bieten, das einen spannenden interkulturellen Austausch mit sich bringen kann. Der Aspekt der Umweltfreundlichkeit spricht ebenfalls klar für die Ausrichtung von virtuellen Events. Für ein gutes Gelingen ist es zunächst wichtig, dass die Teilnehmer klar über den Ablauf und die Struktur des Events informiert werden. Des Weiteren sind Partizipationsmöglichkeiten essenziell, ob über eine Chatfunktion oder Redebeiträge. Weitere Anreize zur Motivation von Teilnehmern wie Gewinnspiele helfen ebenfalls das Event attraktiv zu machen.
Ich habe vor ein paar Monaten an einem sehr guten virtuellen Event teilgenommen. Es wird organisiert von einem Verein, der sich mit verschiedenen gesellschaftlichen Themen befasst. In der Regel werden die Themen vor Ort in Städten in mehreren Ländern diskutiert. In Coronazeiten fand das Event virtuell zum Thema Diskriminierung statt. Es nahmen Menschen aus über zehn Ländern teil. Nach einer Einleitung durch die Organisatorin konnten Teilnehmer zum einen über eine Chatfunktion ihre Ansichten teilen und zum anderen war es möglich sich zu melden und eine eigene Geschichte zum Thema Diskriminierung zu erzählen. Eine Jury vergab am Ende einen Preis für die am besten erzählte Geschichte. Dadurch gelang es wunderbar die Teilnehmer einzubeziehen, durch das Gewinnspiel einen Anreiz zu schaffen und internationale Perspektiven zu bekommen, die sonst bei einer Ausrichtung vor Ort nicht in der Form einfließen können.
Online Events und Webinare sind auch in Zukunft unabdingbar. Den Networking Aspekt finde ich dabei besonders spannend. So können auch bei Veranstaltungen, Hackathons oder anderen Events virtuelle Teams gebildet werden, um so das Kennenlernen zu erleichtern. Es kann eine Art Wettbewerb mit anschließender Präsentation als Motivation stattfinden. Eine gute Idee ist ebenfalls das Zusenden von gemeinsamen “Präsentkörben” mit Leckereien, Caps, Shirts der jeweiligen Veranstaltung oder des Unternehmens (mit Logo etc.) um ein Gemeinschaftsgefühl während der virtuellen Veranstaltung zu schaffen.
Auch für uns werden Online Events und Webinare in Zukunft ein wichtiger Bestandteil bleiben. Die Möglichkeiten an Tools und Ideen sind fast unerschöpflich und nehmen jetzt erst richtig Fahrt auf. Uns macht es richtig Spaß festzustellen, was alles möglich ist. Aber natürlich freuen wir uns jetzt schon wieder auf den persönlichen Austausch!
Ich stimme dem zu, dass die Corona-Pandemie uns neue Möglichkeiten auch im Arbeitsleben eröffnet hat.
Unternehmen sind viel offenerer für Homeoffice und Online-Meetings. Darüber hinaus werden verstärkt virtuelle Events in unterschiedlichen Branchen angeboten.
Es ist eine neue Möglichkeit, um sich wissen anzueignen oder gemeinsam Spaß zu haben. Genau in der aktuellen Zeit ist es wichtig, auch für virtuelle Events offen zu sein.
Natürlich fehlt der Kontakt zu Menschen aber durch die Pandemie haben viele nun auch nach Lösungen geschaut. Das finde ich sehr beeindruckend!
Zudem habe ich an einem Seminar im Bereich der Persönlichkeitsentwicklung für 2 Tage teilgenommen und konnte sehr viel mitnehmen und mir notieren. Für die Zukunft würde ich mir wünschen, dass die Form von virtuellen Events weiterhin stattfinden.
Die Corona-Pandemie hat dafür gesorgt, dass einer Vielzahl an Menschen plötzlich bewusst wurde, welche enorme Bedeutung die Digitalisierung hat. Ob im Freizeitbereich mit dem im letzten Jahr online stattfindenden Duisburger Filmfest oder im Bildungs- und Arbeitsbereich mit dem Online-Studium, Online-Unterricht und Home-Office. Häufig werden diese Online-Veranstaltungen weniger gern besucht, doch muss das nicht sein! Die in diesem Beitrag geschilderten Aspekte machen meiner Meinung nach bewusst, dass es einige Vorteile haben kann, digitale Veranstaltungen zu besuchen. Gezieltes und einfaches Networking und die Flexibilität bezüglich des Veranstaltungsortes stechen dabei hervor. Die spielerische Gestaltung mithilfe von Gewinnspielen finde ich eine sehr schöne Idee, die Besucher für die Teilnahme einer Online-Veranstaltung für sich zu gewinnen. Außerdem befinde ich den Punkt mit der virtuellen Führung durch die ursprüngliche Location als sehr ansprechend. Ich bin davon überzeugt, dass auf diese Weise Webinare und anderweitige Online-Events noch benutzerfreundlicher gestaltet werden können.
Ich glaube virtuelle Events wurden viel zu lange vernachlässigt und unterschätzt. Erst jetzt durch Corona merken wir wieder, wie viel Kreativität man in die Aufbereitung solcher Online-Events stecken kann. Zu den großen Gewinnern der Pandemie zählen eben mittlerweile auch Anbieter von digitalen Event-Plattformen oder Software für Online-Events. Ich bin der festen Überzeugung, dass es bei Online-Events vor allem die Zuschauer mit eingebunden werden sollen, damit vermieden wird, dass diese nur die ganze Zeit vor ihren Computern sitzen und sich langweilen. Also warum nicht auch einfach Elemente von Escape Games in ein Live-Event einbauen.
Emotion, Erlebnis und Erfahrung sind drei Begriffe, die in unserer heutigen Welt vielleicht wichtiger den je sind. Wenn man also an virtuelle Veranstaltungen denkt, könnte der Gedanke aufkommen, dass eben diese drei Eingeschaften in der Onlinewelt zu kurz kommen könnten. Zumindest war es sicherlich noch so bis vor einem Jahr. Wenn auch die Coronapandemie viel Angst und Kummer an die Oberfläche gebracht hat, bewirkte sie kollektiv auch, dass wir uns als Menschheit dennoch wesentlich durch das Internet miteinander verbinden konnten. Das vergangene Jahr hat gezeigt, dass Onlinevents sehr gut umsetzbar sind. Besagte Events bieten eine große Chance für Menschen, sich völlig ortsunabhängig zu treffen. Sie sind sehr kostengünstig im Vergleich zu herkömmlichen Treffen, sie können aufgezeichnet und archiviert werden, sind bequemer für den Teilnehmer zu „erreichen“ und auf Grund des Verzichts auf Anreise letztlich auch nachhaltiger.
Die Corona-Pandemie hat in vielen Bereichen für Veränderungen gesorgt. Plötzlich musste man strategisch umdenken, Arbeitsprozesse optimieren und seine Kommunikationswege vereinfachen, ohne die Menschen dabei in unmittelbare Gefahr zu bringen. Schulunterricht, Vorlesung und Seminar werden heute vom heimischen Stuhl aus verfolgt und sollen trotzdem für ein vertrautes Umfeld sorgen. In der Arbeitswelt konnte die (Individual-; B2B-)Kommunikation durch Online-Konferenzen vereinfacht und schneller gestaltet werden. Fortan müssen Personen keine weiten Strecken mehr zurücklegen, um sich an einem bestimmten Veranstaltungsort mit anderen zu treffen. Natürlich gab es diese Formen der Vermittlung auch schon früher. Doch erst mit Beginn der Pandemie erscheint der Nutzen des digitalen Weges viel praktischer. Klar, eine Online-Konferenz ersetzt kein direktes Gespräch mit einer gegenwärtigen Person. Das direkte Miteinander, der wechselnde Blickkontakt und vielleicht auch ein kleines Lächeln zwischendurch entstehen zumeist nur bei persönlichen Gesprächen. Jedoch sollte sich ein grundlegendes Überdenken von Arbeitsschritten im Alltag festsetzen. Der digitale Weg ist oftmals nicht nur zeitsparend sondern auch bequemer und ohnehin nachträglicher.
Mit Ideen wie einer virtuellen Führung durch die Location kann zweifellos für eine Auflockerung bei den Rezipierenden gesorgt werden und natürlich sind auch noch weitere Eindrücke wichtig, um im gesamten Live-Event für Unterhaltung und Abwechslung zu sorgen. Somit können in Zukunft nicht nur mehr Menschen für einen einfacheren Weg der Zusammenkunft begeistert sondern auch bereits bestehende User*innen behalten werden.
Ich war im letzten Jahr ebenso Teil eines Teams, dass eine digitale 1-wöchige Konferenz & Expo ausgerichtet hat und konnte viele Erfahrungen mitnehmen. Als größte Herausforderung empfand ich das Networking (vor allem Ice Breaking) der Teilnehmer:innen untereinander als auch mit den teilnehmenden Unternehmen. Gamification finde ich hierbei ein tolles Stichwort, da gibt es mit Sicherheit sehr viele Möglichkeiten einen Austausch anzuregen. Großartig finde ich die Ortsunabhängigkeit von Digitalevents. Davon profitieren sowohl internationale Speaker:innen, als auch Teilnehmer:innen, die weiter weg wohnen.
Auch beeindruckt hat mich die Offenheit der Unternehmen und Speaker:innen sich so schnell an das neue Format anzupassen. Dennoch ist es durchaus eine Herausforderung ein Messeerlebnis / Veranstaltungen, vor allem mehrtägige Events, digital umzusetzen. Es gibt auch ganz andere Themen, die auf einmal berücksichtigt werden müssen z.B. die kürzere Aufmerksamkeitsspanne der Zuschauer:innen am Bildschirm.
Ich sehe es ähnlich, wie oben schon genannt, durch die Corona-Pandemie hat die Konferenz/Messe-Branche einen digitalen Schub bekommen und somit eine neue Chance, Events neu und abwechslungsreicher zu gestalten. Ich schätze viele Veranstalter werden daher in Zukunft auf hybride Events setzen.
Definitiv, das sehen wir auch so. Digitale Events werden zwar nicht zur Norm werden, aber bestimmt Teil künftiger Veranstaltungskonzepte, um günstig ein noch größeres Publikum anzusprechen.
Die Pandemie ist vorbei, aber es bleiben nicht nur Verluste und Herzschmerz. Sie hat uns gezeigt, wie wir uns anpassen und unsere Arbeit mit digitalen Medien fortsetzen können. Sicherlich ist die Live-Erfahrung etwas, das virtuell nicht ganz erreicht werden kann, aber es ist der nächstmögliche Weg.
Eine Pandemie ist nicht unbedingt der einzige Grund, Menschen können auch aus anderen Gründen nicht an einer Veranstaltung oder Konferenz teilnehmen. Virtuelle Veranstaltungen können langweilig sein, wenn sich die Teilnehmer nicht engagieren. Ihre Idee der Gamification spielt in dieser Hinsicht eine große Rolle, da sie die Teilnehmer einbinden kann. Ich hatte die Gelegenheit, an einem Pitch einer virtuellen Konferenz teilzunehmen. Ich war fasziniert davon, wie man die Teilnehmer auf spielerische Art und Weise einbinden kann. Zum Beispiel in verschiedenen digitalen Räumen mit unterschiedlichen Themen, die man betreten kann und die als schwebender Punkt mit dem eigenen Namen erscheinen. Wenn sich zwei Punkte einander nähern, müssen sie sich gegenseitig vorstellen. Was für eine großartige Möglichkeit, das Eis zu brechen! Eventmanager werden wirklich kreativ und führen neue Wege ein, um das Interesse der Teilnehmer zu wecken. Ich hoffe, dass sie sich die Möglichkeit einer virtuellen Konferenz offen halten werden, damit auch Menschen teilnehmen können, die aufgrund der Entfernung oder aus anderen Gründen nicht daran denken können.
Wir sind überzeugt, dass das Format der virtuellen Konferenz noch viel Potential bietet und allein schon aus Gründen des Umweltschutzes ist es wichtig, dieses nach Kräften auszuschöpfen