Alles virtuell, oder was?

Na klar, Corona hat uns alle im Griff. Im Moment finden Veranstaltungen online statt, wenn überhaupt. Zwar ist das hoffentlich nur noch eine Weile so, virtuelle Veranstaltungen werden aber auch in Zukunft verstärkt zu unserem Arbeitsalltag gehören. Zeit also, dass wir lernen, wie wir selbst gute Online-Veranstaltungen durchführen.

Digital präsentieren können wir jetzt. Was aber, wenn wir ganze Events oder mehrtägige Konferenzen online abhalten wollen?

Virtuelle Events müssen keine langweilige, abgespeckte Alternative zu Live-Events sein – im Gegenteil: in vielen Situationen bieten sie gegenüber Live-Events sogar deutliche Vorteile (mal abgesehen davon, dass wir keinem u.U. gefährlichen Virus ausgesetzt werden, erreichen wir eine potenziell deutlich größere Zielgruppe, haben weniger Set-Up-Kosten, sind umweltfreundlich unterwegs und können die Inhalte im auch On Demand zur Verfügung stellen). Die Frage ist jetzt: Wie machen wir aus einem Online-Event ein Erlebnis, das der Live-Erfahrung möglichst nahe kommt?

Vieles, was auch auf Webinare zutrifft, gilt auch für virtuelle Events: Auflockerungen in Präsentation und Vortrag, Teilnehmer einbinden, auf Audio und Video achten etc. Für Events gibt es aber noch weitere Möglichkeiten.

Das richtige Format:

Spannende Key-Notes und Live-Streams sind selbstverständlich. Aber was noch? Geben Sie Ihren Teilnehmern Möglichkeiten für Rückfragen über die Chatfunktion oder über eine eigene Event-App. Live-Umfragen, Q&A Sessions oder Live-Abstimmungen binden Teilnehmer auch über die Ferne ein und lassen Sie aktiv werden.

Was halten Sie zwischendurch von virtuellen Führungen durch die ursprüngliche Event-Location oder in einen imaginären Pausenraum? Push-Benachrichtigungen in genannter App können der Veranstaltung einen Rahmen geben: „Danke für Euren Support bei der Key-Note. Jetzt schnell ab in den virtuellen Pausenraum, in 15 Minuten geht es mit unseren Live-Streams weiter!“

Das „Drumherum“ wird zur Experience

Denken Sie auch über den Bildschirmrand hinaus: Neben den eigentlichen Inhalten, was können Sie Ihren Teilnehmern vor dem Event, nach dem Event und während des Events bieten? Natürlich sind Ihre Teilnehmer bei virtuellen Events nicht u.U. durch ganz Deutschland gereist, eine umfassende Experience rund um das Event wird trotzdem geschätzt.

Hier lohnt sich ein Gamification-Ansatz. Quizzes, Zertifikate und Gamification helfen, Teilnehmer zu motivieren. Das fängt morgens mit einem Gewinnspiel an: Vergeben Sie z.B. für jeden Tag des Events einen Dresscode. Ihr Publikum fotografiert sich jeden morgen im jeweiligen Outfit und die anderen stimmen ab, wer es am Besten macht. Am Ende jeden Tages wird der Gewinner verkündet. Teilnehmer lernen sich so besser kennen und ein Eisbrecher fürs spätere Networking kommt inklusive. Teilnehmer engagieren sich und können sich direkt via App oder in sozialen Medien vernetzen.

Automatisch haben Sie so einen weiteren zentralen Aspekt von Live-Events online abgedeckt: Das Networking. Wie bei Webinaren helfen dafür direkte Ansprechpartner und der Aufbau von themenspezifischen Communities auf Social Media, die Sie in Ihren Live-Streams direkt bewerben können. Auch eine App kann Sie dabei wieder unterstützen: Jeder Teilnehmer kann selbst entscheiden, welche Daten er dort von sich preisgibt und wie er auftritt – und so gleichzeitig, inwieweit er sich mit anderen austauschen und vernetzen will.

Virtuelle Events sind also nicht nur aufgrund der Pandemie von Vorteil – mit den richtigen Tricks werden auch diese zur Erfahrung und kommen sowohl Geldbeutel wie Umwelt zugute.

Haben Sie schon virtuelle Events ausgerichtet? Wie sind Ihre Erfahrungen? Haben Sie Best Practices?